契約購買システム導入により、サービス材購買業務の効率化を実現
既存の業務フローを踏襲しながら電子化による業務効率化を実現
当社では以前から、定型・定常的なサービス材の購買を「作業契約購買」と定義して実施している。作業契約購買は、当社とサプライヤとの間であらかじめ委託仕様・作業単価を契約して購買システムに登録し、契約に基づいてサービスの提供を受け、検収を行う購買形式である。これまで使用していたシステムでは、契約に関する申請・決裁業務やサプライヤからの検収依頼は紙の書類を用いて行う旧来の運用が続いていた。
2020年4月に当社は組織再編を行い、新たなグループ会社３社を設立して一部機能を移管することとなった。機能移管を機に作業契約購買に使用する購買システムの刷新を検討し、複数のシステムを比較した結果、最終的にSOLOELの契約購買機能を採用した。
当社の既存の作業契約購買の業務フローを踏襲しながら、電子化による業務効率化を実現できる点と、SOLOELのカタログ購買機能を既に利用しており、利用するシステムをまとめることができる点が導入の決め手となった。
当社の作業契約購買業務に対するFIT＆GAP分析（適用分析）およびシステム導入支援を手厚く実施いただき、短期間で新システムに移行できた。電子化、ペーパーレス化により作業負担が軽減し、業務がスピードアップしたという声を社内外から頂いている。
サービス材の購買システムとしてSOLOELが広く普及し機能が充実することを期待
社内の申請・決裁業務、サプライヤからの検収依頼を電子化することでペーパーレス化し業務効率が向上した。作業契約の内容や進捗状況などがシステム上で一覧化され、可視化された。
今後の要望としては、契約購買機能に見積機能を組み込んでほしい。現状はサプライヤから取得した見積書をもとにSOLOELに契約単価を手入力しているが、SOLOEL上にサプライヤが入力した見積を契約単価として登録できる仕組みが実現すれば購買業務をさらに効率化できる。
サービス材の購買業務のシステム化は、システム上で契約期間や仕様書などの一元管理ができる点、申請・決裁業務やサプライヤとのやり取りを電子化できる点、支払をSOLOEL検収ベースの月払いに統一できれば請求書発行・処理業務を削減できる可能性がある点などで、バイヤ企業・サプライヤともにメリットがあると考える。今後、サービス材の購買システムとしてもSOLOELが広く普及し、さらに機能が充実することを期待している。
